¿Qué idea necesitas que tu equipo entienda esta semana?

Quizá sea un cambio de prioridades, una nueva forma de trabajar o una propuesta que llevas tiempo intentando explicar. Y quizá ya estés preparando las diapositivas, porque es el formato que tienes a mano y sabes manejar.

Hacer un vídeo para eso habría parecido excesivo. Buscar a alguien, explicar el encargo, conseguir presupuesto, revisar el resultado… Para una comunicación interna, difícilmente compensaba.

Este martes, en la sesión de nuestra comunidad teito, hicimos en directo un vídeo para explicar el desayuno de entaina. Animaciones, textos y música. Prepararlo nos llevó diez minutos.

Partíamos de un sistema que ya habíamos preparado para crear vídeos con IA. Con ese trabajo previo, pudimos producir una pieza durante la propia sesión, delante de quienes estaban allí.

Una experiencia así te hace revisar las comunicaciones para las que hasta ahora ni siquiera te habrías planteado hacer un vídeo.

Porque cuando baja mucho el coste de usar una tecnología, merece la pena revisar para qué la usamos. Algunas aplicaciones que antes descartábamos pueden empezar a tener sentido.

Y ese coste incluye dinero, pero también tiempo, coordinación y esfuerzo para hacer cambios.

El paso del carrete al móvil lo ilustra bien. Gastar una foto y esperar al revelado para recordar dónde habías aparcado tenía poco sentido. Hoy fotografiamos la plaza del aparcamiento, una etiqueta o lo que hemos escrito en una pizarra y lo consultamos al momento.

Al desaparecer la necesidad de comprar película y revelar cada foto, y tener la cámara siempre a mano, la fotografía empezó a servir también como una forma cotidiana de tomar notas y recordar información. Una foto podía ser útil durante cinco minutos y borrarse después.

Con algunas formas de vídeo podemos empezar a revisar decisiones parecidas.

Supongamos que diriges un área y vas a cambiar cómo se atienden las solicitudes de los clientes. Hay varios departamentos implicados y parte del problema está en los traspasos entre ellos.

Podrías explicarlo con diapositivas. También podrías probar una animación breve que siguiera una solicitud desde que llega hasta que se resuelve, mostrando dónde espera, quién interviene y qué cambiará con el nuevo proceso.

El movimiento podría ayudar a entender justo aquello que cuesta explicar en una imagen fija. Y, si la primera versión genera confusión, podrías pedir cambios en el orden, los tiempos o la explicación antes de compartirla con todo el equipo.

Preparar algo así para una única reunión quizá antes no justificaba un encargo de producción. Ahora puedes plantearte hacer una primera prueba y valorar el resultado.

PowerPoint seguirá siendo adecuado para muchas conversaciones. Habrá vídeos que necesiten profesionales y comunicaciones que se resuelvan mejor con un párrafo. Tener más formatos disponibles amplía tu margen para elegir.

Eso sí, que una pieza salga barata no significa que comunique bien. El criterio sigue siendo si ayuda a la otra persona a comprender lo que necesita comprender. Una animación vistosa también puede distraer o esconder una explicación floja.

Esta newsletter es otro ejemplo. Hasta hace poco, producir un vídeo resumen para cada edición habría supuesto un esfuerzo difícil de justificar. Ahora podemos incluirlo como parte habitual de su preparación y ofrecer otra manera de acceder al contenido.

La próxima vez que prepares una comunicación, merece la pena detenerse antes de abrir las diapositivas y pensar qué formato ayudaría a entenderla. Puede que una posibilidad que descartaste hace un año ya sea viable.

En nuestros entrenamientos de IA para directivos trabajamos sobre tus tareas reales para identificar estas posibilidades y aprender a llevarlas a la práctica. También para decidir cuándo compensan el esfuerzo.

Si quieres revisar qué podrías empezar a hacer de otra manera, reserva una llamada de orientación de 25 minutos. Nos cuentas cómo trabajas hoy y vemos por dónde tiene sentido empezar.