La cuenta que casi nadie hace antes de meterse con la IA

Cuando un directivo dice que no tiene tiempo para meterse con la IA, debajo de esa frase hay una pregunta que casi nunca llega a hacerse: ¿cuánto tiempo te puedes permitir invertir en mejorar una tarea antes de que la mejora te salga más cara que la tarea?

Casi nadie tiene esa cuenta hecha. Y cabe en una tabla.

La tabla se lee así: cada celda es lo que recuperas en un año laboral, y por tanto tu presupuesto máximo para conseguir la mejora. Si una tarea diaria encoge media hora, recuperas 113 horas al año, casi tres semanas de trabajo. Puedes gastarte hasta tres semanas en lograrlo y aun así sales ganando.

De esta tabla me interesa una lectura por encima de todas: manda la columna, no la fila. El instinto nos lleva a automatizar lo espectacular, ese informe trimestral que cuesta una tarde entera y da rabia cada vez que toca. La tabla dice que ahí el premio son 4 horas al año. Mientras, el pegamento de todos los días (el parte para tu equipo, preparar las reuniones, la puesta al día del correo) sigue comiéndose la mañana sin que nadie lo mire, porque ninguna de esas piezas parece lo bastante grande como para merecer el esfuerzo. En julio te conté que la tarea que arrastras no es la que más tiempo te lleva. Hoy va la segunda mitad de esa idea: la tarea que más te interesa atacar tampoco es la más grande. Es la más frecuente.

Esta cuenta es también la razón del compromiso que pedimos a los directivos que entrenamos: media hora al día, cada día. El retorno vive en la columna diaria, y a la columna diaria solo se llega trabajando a diario.

Un ejemplo mío, real y poco glamuroso. Cada mañana escribo una actualización para mi equipo: en qué estoy, qué se consiguió ayer, qué necesito de quién. Antes me llevaba un cuarto de hora largo de reconstruir el día anterior. Ahora mi asistente, que ya sabe en qué ando porque trabaja conmigo, me deja el borrador hecho al arrancar la mañana y yo lo remato en tres minutos. Doce minutos al día. Haz la cuenta y verás que esa tontería son 45 horas al año, más de una semana de trabajo entera, en una tarea que jamás habría entrado en un plan de transformación digital.

Te debo la parte honesta. Las primeras semanas, necesitas media hora diaria de inversión pura: estás enseñándole a la máquina cómo trabajas y todavía no recoges nada. Estás gastando las horas que la tabla te presta. Si alguien te promete el retorno desde el día uno, desconfía; si te promete que sin ese trabajo previo hay retorno, desconfía el doble.

Así que te dejo el ejercicio, que se hace en dos minutos: piensa en tu columna diaria. Las tres o cuatro cosas que haces todos los días sin apuntarlas en ninguna agenda, precisamente porque son diarias. ¿Cuál encogería media hora si alguien que conoce tu contexto te dejara el trabajo empezado?

Para hacer la cuenta con tu tarea concreta hemos montado una calculadora: le dices cada cuánto haces la tarea y cuánto crees que la puedes optimizar, y te devuelve las horas que recuperas al año, lo que valen en euros y si merece la pena. Puedes usarla desde aquí. 

Si la cifra te sorprende, reserva una llamada de 25 minutos para analizar si uno de nuestros entrenadores te puede ayudar a optimizar tus tareas: más rápido, con menos inversión y frustración en el proceso.